Forma i procedura kontroli

Dokładne przepisy dotyczące kontroli odnajdziesz w Zasadach kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013  . Ciebie, jako beneficjenta, najbardziej interesuje część dotycząca kontroli projektów.  Kontrola realizacji projektu ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z Umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz załączonym do niej Wnioskiem o dofinansowanie projektu. Sprawdzane jest także, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki, które przedstawiłeś we Wniosku o płatność są zgodne ze stanem rzeczywistym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz budżetem projektu.
Kontrole projektów przeprowadzane są zarówno w trakcie, jak i na zakończenie projektów. Kontrole projektów – w zależności od rodzajów projektu – przeprowadzają:

• Instytucja Zarządzająca,
• Instytucja Pośrednicząca,
• Instytucja Wdrażająca.
  Kontrola projektów obejmuje kontrolę dokumentacji i kontrolę na miejscu.

Kontrola dokumentacji projektu

W ramach kontroli dokumentacji projektu odpowiednia instytucja weryfikuje informacje, które zawarłeś we Wniosku o płatność na temat wydatków kwalifikowalnych poniesionych w ramach projektu wraz z opisem postępu rzeczowego.

Wniosek o płatność weryfikowany jest pod względem formalnym i merytorycznym przez osobę wyznaczoną jako opiekun projektu; dodatkowo przed dokonaniem wypłaty na rzecz beneficjenta weryfikacja rachunkowa dokonywana jest przez odpowiednią komórkę finansowo-księgową. Weryfikacja nie obejmuje dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki, gdyż dokumenty te są sprawdzane podczas kontroli na miejscu. Jednakże w przypadku wątpliwości lub podejrzeń co do prawidłowej realizacji projektu możesz być  poproszony o przesłanie wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, celem ich weryfikacji. Nie jest to jednak traktowane jako standardowa praktyka.

Szczegółowe zasady dotyczące weryfikacji Wniosków o płatność zawarte zostały w dokumencie Zasady finansowania Programu Ludzki  .

Kontrola na miejscu projektu

Kontrola na miejscu projektu obejmuje wizytację w miejscu realizacji projektu oraz w Twojej siedzibie. Celem takiej kontroli jest weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji). Jednostki kontrolujące zobowiązane są do przeprowadzenia przynamniej jednej wizyty monitoringowej w ramach każdego jednego projektu wybranego do skontrolowania w danym roku. Wizyty monitoringowe powinny być przeprowadzane w miarę możliwości bez zapowiedzi.

Zakres przedmiotowy kontroli w miejscu realizowanej usługi obejmuje sprawdzenie  m.in.:

• czy świadczona usługa jest zgodna z Umową o dofinansowanie, którą podpisałeś,
• czy realizowana usługa jest zgodna z harmonogramem przedstawionym we Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu,
• czy zakres tematyczny szkolenia (warsztatu, konferencji) jest zgodny z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu,
• czy dokumenty potwierdzające zrealizowanie usługi są zgodne z Umową o dofinansowanie pod względem liczby osobogodzin, czyli jednostek określających wielkość pracy wykonanej przez pracownika w ciągu godziny (listy obecności, dziennik zajęć),
• czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana usługa są oznakowane plakatami lub tablicami z logo Europejskiego Funduszu Społecznego informującymi o współfinansowaniu projektu,
• sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe i czy zawierają one logo Europejskiego Funduszu Społecznego (w przypadku np. szkolenia).
  Kontrola na miejscu obejmuje także wywiad z bezpośrednimi odbiorcami twojego projektu w celu poznania ich opinii na temat realizowanej usługi oraz zweryfikowania, czy osoby te wiedzą, iż jest ona współfinansowana z Europejskiego Funduszu Społecznego,

Jednostka kontrolująca zobowiązana jest również do przeprowadzenia kontroli na miejscu w Twojej siedzibie. Zakres takiej kontroli obejmuje, m.in: weryfikację zgodności realizacji projektu z jego założeniami oraz Umową o dofinansowanie projektu, a w szczególności:

• prawidłowość rozliczeń finansowych,
• sposób rekrutacji beneficjentów ostatecznych (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10% uczestników projektu w ramach danego projektu),
• sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu,\
• zgodność danych przekazywanych we Wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w Twojej siedzibie,
• poprawność udzielania zamówień publicznych,
• poprawność udzielania pomocy publicznej,
• sposób realizacji działań promocyjnych,
• sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.

Kontrola rozliczeń finansowych obejmuje:

• weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały rozliczone w zatwierdzonych Wnioskach o płatność i w szczególności wydatków poniesionych w ramach cross-financingu, w tym weryfikację opisu dokumentów księgowych o poniesieniu wydatku w ramach projektu oraz weryfikację prawidłowości sporządzania metodologii wyliczania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem,
• weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów, potwierdzających fakt dostarczenia zamówionych towarów i usług,
• sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniana ewidencja księgowa dla projektu,
• sprawdzenie, czy wkład własny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jeśli to możliwe ujęty w wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu,
• sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansujesz swojej zwykłej działalności, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach Programu Kapitał Ludzki,
• sprawdzenie Twojego statusu podatkowego. Status podatkowy dotyczy każdego podmiotu, który jest zobowiązany płacić podatki i określa zasady, na których te podatki są odprowadzane.

Kontrola dokumentacji dotyczącej personelu projektu powinna obejmować weryfikację, m.in.:

• umów zawartych z personelem projektu,
• sposobu dokumentowania wydatków związanych z personelem projektu pracującym w niepełnym wymiarze czasu pracy,
• sposobu wyboru osób zaangażowanych w realizację projektu.

Kontrola udzielania zamówień publicznych obejmuje w szczególności sprawdzenie, czy prawidłowo stosujesz Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn.zm.):

• czy spełnione zostały przesłanki zastosowania trybu udzielenia zamówienia (gdy wybrałeś tryb inny niż przetarg nieograniczony i ograniczony),
• czy ustalenie wartości zamówienia jest prawidłowe,
• czy posiadasz kompletny protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
• czy Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia jest kompletna (czy zawiera wszystkie elementy zawarte w art. 36 Ustawy, np. opis przedmiotu zamówienia, tryb udzielenia zamówienia, kryteria dotyczące wyboru oferty),
• czy ogłoszenia o postępowaniach prowadzonych przez zamawiających przekazujesz do publikacji zgodnie z przepisami Ustawy,
• czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Jeśli nie jesteś zobligowany do stosowania Ustawy prawo zamówień publicznych, kontrola powinna obejmować także prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków.

Jeśli dotacja, którą otrzymałeś, ma charakter pomocy de minimis, kontrola może obejmować także prawidłowość jej udzielenia. Pomoc de minimis to dofinansowanie udzielane w wysokości do 200 tys. Euro (dla podmiotów działających w sektorze transportu drogowego pułap ten wynosi 100 tys. EUR) dla jednego przedsiębiorcy w ciągu trzech lat poprzedzających dzień złożenia wniosku o dofinansowanie.
Jeśli więc dotacja, którą otrzymałeś jest pomocą de minimis, kontrola z zakresu obejmuje, m.in.:

• zweryfikowanie, czy posiadasz kopię oświadczenia o kwocie przyznanej Ci pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych,
•  zweryfikowanie, czy posiadasz zaświadczenie o kwocie przyznanej Ci pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych.

Kontrola może także obejmować sprawdzenie, czy dotacja, którą otrzymałeś stanowi pomoc publiczną czy też nie, zgodnie z listą tzw. wyłączeń blokowych.

Pomoc publiczna to pomoc, dla której spełnione są jednocześnie wszystkie cztery przesłanki jej występowania, tj. gdy wsparcie:

• jest przyznawane przez Państwo lub pochodzi ze środków państwowych,
• udzielane jest na warunkach korzystniejszych niż oferowane na rynku,
• ma charakter selektywny (dyskryminuje część potencjalnych zainteresowanych),
• zakłóca lub grozi zakłóceniem konkurencji oraz wpływa na wymianę handlową między Państwami Członkowskimi Unii Europejskiej.

Dodatkowo, istnieją tzw. wyłączenia blokowe w ramach pomocy publicznej, które opierają się na rozporządzeniu Komisji, wskazującym wielkość, rodzaj oraz cel wsparcia, które nie jest traktowane jako pomoc publiczna (tzw. wyłączenia blokowe).

Ponieważ Twój projekt musi być zgodny z ustawodawstwem obejmującym pomoc publiczną oraz wyłączenia blokowe, kontrola zgodności realizacji projektu w tym zakresie obejmuje, m.in.:

• sprawdzenie zgodności wysokości udzielonej pomocy z odpowiednimi pułapami intensywności określonymi w przepisach unijnych i krajowych (w przypadku pomocy na szkolenia – z pułapami odnoszącymi się do typu szkoleń, w przypadku pomocy na zatrudnienie – z pułapami wyznaczonymi zgodnie z mapą pomocy regionalnej, natomiast w przypadku usług doradczych – w pułapami odnoszącymi się do tej formy wsparcia),
• sprawdzenie, czy udzielona pomoc publiczna oraz wymagany wkład prywatny zostały obliczone w sposób prawidłowy (podstawę wyliczenia stanowią wykazane w budżecie projektu w ramach poszczególnych zdań koszty objęte pomocą publiczną w przeliczeniu na jednego uczestnika projektu),
• sprawdzenie, czy jako beneficjent pomocy publicznej nie prowadzisz działalności w sektorze wykluczonym ze wsparcia.

Kontrola obowiązków z zakresu promocji i informacji obejmuje, m.in:

• sposób informowania o realizacji projektu i dofinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego,
• weryfikację oznaczenia dokumentacji związanej z realizacją projektu, sposób oznakowania pomieszczeń, w których realizowany jest projekt – plakaty, tabliczki z logo Europejskiego Funduszu Społecznego,
•  sposób oznakowania wyposażenia i innych rzeczy zakupionych w ramach projektu,
• sposób informowania beneficjentów ostatecznych o udziale w projekcie współfinansowanym z Europejskiego Funduszu Społecznego.

W kontrolach na miejscu projektów mogą brać również udział eksperci zewnętrzni zapewniający odpowiednie wsparcie merytoryczne, np. w obszarze zamówień publicznych. O ewentualnym udziale eksperta w kontroli decyduje jednostka kontrolująca.

Kontrole planowe i kontrole doraźne

Dodatkowo, kontrole na miejscu realizacji projektów dzieli się na:

• Kontrole planowe – kontrole prowadzone na podstawie Rocznych Planów Kontroli Instytucji Zarządzającej PO KL,
• Kontrole doraźne – kontrole nieujęte w Rocznym Planie Kontroli. Kontrola doraźna może być przeprowadzona szczególnie w przypadku:
• wystąpienia nieprawidłowości, uchybień czy zaniedbań z Twojej strony lub uchybień w pracy instytucji zaangażowanej w system wdrażania,
• otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji lub skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie lub zaniedbań ze strony instytucji zaangażowanej w system wdrażania,
• w sytuacji, gdy w projekcie wprowadzane są częste (istotne) zmiany.

 Kontrole na zakończenie realizacji projektu

Kiedy już złożysz (do właściwej instytucji weryfikującej) Wniosek o płatność końcową, przeprowadzana jest kontrola na zakończenie realizacji projektu. Celem kontroli na zakończenie realizacji projektu jest potwierdzenie, iż wykonałeś zakres rzeczowy projektu, określony w Umowie o dofinansowanie projektu i cele Twojego projektu zostały osiągnięte. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na weryfikacji końcowego Wniosku o płatność oraz na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości całej dokumentacji związanej z realizacją projektu dostępnej w siedzibie kontrolującego. Kontrola na zakończenie realizacji projektu może również obejmować kontrolę na miejscu, która powinna być przeprowadzana po złożeniu przez Ciebie Wniosku o płatność, ale przed jego zatwierdzeniem.

Po pomyślnej kontroli na zakończenie projektu oraz pozytywnej weryfikacji Twojego Wniosku o płatność końcową można uznać, że Twój projekt został zamknięty! Wtedy otrzymasz przelew środków na swoje konto. Pamiętaj, że w tym samym czasie możesz realizować więcej niż jeden projekt dofinansowywany z Europejskiego Funduszu Społecznego, więc jeżeli jeszcze nie rozpocząłeś kolejnego projektu w ramach programu Kapitał Ludzki, możesz śmiało szykować się do następnego naboru!