Sprawozdawczość Programu Kapitał Ludzki realizowana jest na wszystkich poziomach instytucjonalnych wdrażania Programu oraz przez wszystkich jego beneficjentów. Dokumenty sprawozdawcze sporządzane są w oparciu o wzory formularzy, które wraz z instrukcjami stanowią załączniki do Zasad systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Oprócz Ciebie, realizatora projektu, obowiązki w zakresie sprawozdawczości mają również:

• Instytucja Wdrażająca (inaczej: Pośrednicząca II stopnia),
• Instytucja Pośrednicząca,
• Instytucja Zarządzająca.

W ramach systemu sprawozdawczości sporządzają one następujące dokumenty sprawozdawcze:

• informację miesięczną z realizacji Programu Kapitał Ludzki – przedstawiającą aktualny stan realizacji Programu i umożliwiającą bieżące monitorowanie postępów jego wdrażania,
• sprawozdania okresowe (za półrocze kalendarzowe), roczne oraz końcowe,

Dokumenty sprawozdawcze przekazywane są do instytucji nadrzędnych w formie papierowej i elektronicznej (np. w formie wiadomości elektronicznej). Instytucja nadrzędna zobowiązana jest do archiwizowania otrzymanych dokumentów.

Twoje obowiązki jako beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa Umowa o dofinansowanie projektu. Wniosek o płatność, który będziesz musiał złożyć, pełni m.in. funkcję sprawozdania z postępów realizacji projektu. Szczegółowe informacje dotyczące przygotowania Wniosku o płatność wraz z Instrukcją zawarte są w Zasadach finansowania Programu Kapitał Ludzki.

Informacje sprawozdawcze (część sprawozdawcza Wniosku o płatność) powinieneś przekazać do Instytucji Wdrażającej stopnia lub do Instytucji Pośredniczącej (jeżeli zadania w ramach Działania nie zostały delegowane do Instytucji Wdrażającej).

Wniosek o płatność łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach projektu z opisem zadań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Przedstawiony we Wniosku o płatność postęp rzeczowy i postęp finansowy, powinny ze sobą korespondować. Połączenie postępu rzeczowego z finansowym pozwala na rzetelne monitorowanie realizacji projektu i stanowi przede wszystkim uzasadnienie dla poniesionych wydatków. Szczegółowe wytyczne dotyczące sporządzania Wniosku o płatność określają Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki  

Wniosek o płatność w części sprawozdawczej zawiera informacje dotyczące:

• postępu rzeczowo-finansowego realizacji projektu wraz ze wskaźnikami realizacji projektu za dany okres rozliczeniowy oraz w ujęciu narastającym, problemów i trudności w realizacji projektu (wraz ze wskazaniem podjętych środków zaradczych),
• prognozy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego Wniosku o płatność, w tym płatności na kolejne okresy rozliczeniowe, oraz zawiera informacje dotyczące zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych.

Pamiętaj! Sprawozdawcza część Wniosku o płatność musi być pozytywnie zweryfikowana, dopiero wtedy będziesz mógł otrzymać płatność. Informację o weryfikacji otrzymasz od Instytucji Wdrażającej stopnia lub Instytucji Pośredniczącej.